De Zonnebloem fleurt dienstverlening op

Vrijwilligersorganisatie De Zonnebloem is met afstand de grootste evenementenorganisatie van Nederland voor mensen met een fysieke beperking. Met 1,3 miljoen huisbezoeken bij 72.500 mensen en begeleiding van 150.000 deelnemers aan excursies, evenementen en andere dagactiviteiten staan relaties iedere dag centraal. Hoe komt De Zonnebloem tegemoet aan alle wensen van deelnemers, vrijwilligers, donateurs en afdelingen?

Het Nationaal Bureau in Breda wordt ondersteund door 12 provinciale afdelingen, 144 regionale afdelingen en 1.209 plaatselijke afdelingen. Ruim 43.000 vrijwilligers dragen dagelijks de missie van De Zonnebloem uit, terwijl zo’n 590.000 donateurs de dienstverlening mogelijk maken. De vrijwilligersorganisatie ervaart dat relatiebeheer steeds meer een taak is van alle medewerkers, van de afdeling vakanties tot buitendienstmedewerkers, en de marketing- en communicatieafdeling.

Personalisatie is essentieel

Tegemoetkomen aan de wensen van deelnemers, vrijwilligers, donateurs en afdelingen in het land is voor de Zonnebloem weer mogelijk. Tijdrovend ploeteren door tal van systemen is verleden tijd, merkt Ans Verstraeten, hoofd bedrijfsvoering bij de organisatie. “Het is in deze tijd belangrijk om goed na te denken over het lidmaatschap van de toekomst en wat de wensen zijn van de doelgroep. Daar bleek een nieuw CRM-systeem voor nodig. Dit nieuwe systeem en gedachtegoed stellen ons in staat om veel meer op detailniveau te werken. Nu hebben we de complete historie van deelnemers en vrijwilligers in kaart en kunnen betere ondersteuning bieden bij de activiteiten. In één oogopslag zien we welke handelingen het laatst zijn uitgevoerd voor onze relaties en hebben we direct een 360-graden klantbeeld. Juist dit tilt de dienstverlening naar een hoger niveau en daar genieten zowel vrijwilligers, donateurs en deelnemers van.”

“Het is is deze tijd belangrijk om goed na te denken over het lidmaatschap van de toekomst en wat de wensen zijn van de doelgroep.”

Ans Verstraten | Hoofd Ondersteunende Processen

“Ten slotte neemt door de integratie van het nieuwe CRM-systeem met de ‘Mijn-zonnebloem’-omgeving de samenwerking tussen afdelingen toe. We zijn immers allemaal op de hoogte van de laatste stand van zaken. Alle relaties kunnen door de koppeling niet alleen hun eigen gegevens aanpassen en bekijken, maar zich ook aan- of afmelden voor activiteiten in hun eigen regio. Ze kunnen per regio zien welke evenementen er de komende tijd plaatsvinden en aangeven welke deelnemers bij de activiteit aanwezig zullen zijn. Iedereen binnen de organisatie was vrij om ideeën aan te dragen hoe we met de data om moeten gaan. Over één ding waren we het eens: personalisatie is essentieel voor toekomstig succes en zorgt voor engagement met deelnemers, vrijwilligers en donateurs. Met communicatie en een positieve ervaring die relaties met ons hebben, kunnen we het verschil maken.”

Resultaat

  • Organisatiebreed platform, waardoor naast de front-office ook andere afdelingen in contact staan met deelnemers, vrijwilligers en donateurs.
  • De Mijn-omgeving stelt relaties in staat eigen gegevens en vrijwilligersactiviteiten in te zien en bij te werken.