Blije klanten en minder wachten door nieuwe portal voor KNMG

Artsenfederatie KNMG behartigt de gemeenschappelijke belangen van ruim 59.000 artsen en studenten geneeskunde in Nederland. De tak opleiding en registratie richt zich specifiek op de bekwaamheid en bevoegdheid van alle geneeskundig specialisten en ziet dus mede toe op de kwaliteit van de zorg. Om hun diensten uit te breiden en klantgemak te verbeteren helpt CRM Partners ze bij de integratie van een nieuwe mijn-omgeving binnen Dynamics 365: MijnRGS.

In 2014 stapte KNMG van papieren registers en Excel lijstjes over naar een online omgeving waarbij klanten op ieder moment terecht kunnen bij alle informatie: MijnRGS. Een mijn-omgeving waar specialisten, profielartsen, aios, opleiders en opleidingsinstituten hun zaken met de Registratiecommissie Geneeskundig specialisten online kunnen regelen. Er werd gebruik gemaakt van twee systemen: de portal en Microsoft Dynamics CRM. ‘’Het gebruik van twee systemen was ingewikkeld, aanpassingen waren moeilijk mogelijk, het kostte veel geld en duurde lang. Het werkte gewoon niet, dus er moest echt iets gebeuren.‘’, vertelt Jeroen Hennevelt, adviseur bij KNMG. In 2017 lanceerde Microsoft een oplossing die perspectief bood. Microsoft Portals is een oplossing voor een mijn-omgeving die 1-op-1 geïntegreerd is met Microsoft Dynamics 365.

De oplossing: Microsoft Portals

KNMG maakte al gebruik van Dynamics 365, dus de introductie van Microsoft Portals kwam precies op het juiste moment. Eind 2018 ging KNMG live met de nieuwe portal. Jeroen vertelt verder: ‘’Eén van de grootste voordelen van Microsoft Portals is dat het een directe integratie biedt met Dynamics CRM. Voorheen hadden we twee verschillende platformen, wat een stuk trager en foutgevoeliger werkte.’’ Wilco vervolgt: ‘’De nieuwe mijn-omgeving moest vooral sneller, flexibeler en gemakkelijker werken. Met Microsoft Portals is dit gelukt. Het gemak hoe nu dingen veranderd kunnen worden versus hoe het was. Dat is echt een gigantische vooruitgang. Alles wat klanten bij ons moeten doen is noodzaak. Het is een beetje zoals je belastingaangifte. Hoe makkelijker en overzichtelijker wij het kunnen maken, hoe sneller onze klanten dingen kunnen regelen. Dat moet iedere dag ons uitgangspunt zijn.’’ Jeroen benadrukt de meerwaarde en uitbreiding op de dienstverlening:

“De mijn-omgeving levert de arts inzicht in hun dossier en alle gegevens die we van ze hebben. Daardoor is alles een stuk transparanter geworden. Je zet gewoon letterlijk de deur open om je klant zo op ieder moment toegang te geven tot alle informatie. Ik denk dat dat echt wel een meerwaarde in onze dienstverlening is.”

Jeroen Hennevelt | adviseur bij KNMG

Enthousiasme onder klanten

Niet alleen KNMG zelf is enthousiast over de nieuwe mijn-omgeving. Tijdens een gebruikersbijeenkomst op het kantoor van KNMG vertelt Ellen van Ginkel, opleidingsadviseur bij het Diakonessenhuis: ‘’De nieuwe portal is echt vele malen sneller dan de vorige versie. En gebruiksvriendelijk. Het helpt mij echt om mijn werk efficiënter te doen.’’ Marcella Brun-van Gasteren van het UMC Utrecht vervolgt: ‘’Alle gegevens worden veel sneller verwerkt, waardoor je sneller op de hoogte bent en je administratie volledig op orde hebt.’’ Ieder kwartaal organiseert KNMG deze gebruikersbijeenkomst om te horen waar gebruikers tegenaan lopen en het platform nóg verder te verbeteren. Daarnaast gaan ze regelmatig bij de ziekenhuizen langs om te kijken hoe het gaat. ‘’Dat werkt heel goed’’, vertelt Eveline de Lange, stafadviseur opleiding bij het LUMC. ‘’Issues worden snel opgepakt en we kunnen met elkaar nadenken en sparren over wat wel en wat niet. Dat vind ik ook een groot voordeel aan de nieuwe portal. Dat het veel makkelijker is om die oplossingen snel te bewerkstelligen, waar dat in het oude systeem soms moeizaam was.’’

Het enthousiasme van gebruikers wordt ook steeds meer gedeeld met KNMG. ‘’Laatst werd ik gebeld door een gebruiker’’, noemt Wilco. ‘’Ze vertelde dat als ze de oude portal opstartte, het echt het koffiemomentje was. Je had genoeg tijd om koffie te halen en als je terugkwam, was het systeem opgestart, zo lang duurde het. Nu is het koffiemomentje weg. Dat vond ik leuk om te horen.’’

De samenwerking

Bij CRM Partners gaan we altijd voor een nauwe samenwerking en vormen we één team samen met de klant. Wilco heeft dat ook zo ervaren: ‘’In mijn optiek is de samenwerking dusdanig open dat we ook kritisch naar elkaar kunnen zijn. Dat benadrukt wat mij betreft wel echt het teamgevoel.’’ Het biertje in Barneveld tijdens de livegang is Jeroen dan ook het meeste bijgebleven. ‘’We drukten letterlijk de knop samen in. Het was echt een teamprestatie. Klinkt misschien een beetje cliché, maar echt iedereen zat er samen zo goed in.’’

Samen met CRM Partners is er nu een start gemaakt met de verdere ontwikkeling van de portal om het platform nóg gebruiksvriendelijker te maken. Jeroen vertelt: ‘’Onze aandacht gaat nu voornamelijk naar de buitenkant en het gebruik voor onze klanten. Maar ook bij de interne verwerking van gegevens valt er nog veel winst te behalen. Denk bijvoorbeeld aan automatisering van processen als controleslagen. Daar kunnen we echt nog wel stappen maken.’’ Ook Wilco ziet nog een hoop kansen: ‘’Doordat klanten nu de toegevoegde waarde van de online mijn-omgeving zien, komen er allerlei verzoeken om ook andere registers te voeren en rapportages in de portal uit te breiden. Dat zijn wel leuke projecten die ernaast gaan lopen.’’

Resultaat

  • Flexibele, makkelijke en snelle omgeving die direct op de actualiteiten aangepast kan worden.
  • Tijdsbesparing en efficiënter werken voor klanten én medewerkers.
  • Minder fouten in belangrijke gegevens.
  • Transparantie: artsen hebben t.a.t. inzicht in hun gegevens en de stand van zaken.